Arhivarea documentelor: termene de pastrare si realizarea arhivei

Printre cele mai importante documente care atesta activitatea unei companii sunt cele financiare. Pentru acestea, dar si pentru dosarele de personal, statul a impus legislatii clare ce fac referire la arhivarea lor, stabilind, totodata, si termene clare si precise.

Pastrarea acestor documente pentru perioade indelungate este un lucru pozitiv, pentru ca ajuta la imaginea de ansamblu si la adaptarea constanta a bunurilor si serviciilor oferite, in raport cu cererea pietei.

In privinta termenelor de pastrare a documentelor contabile in arhiva, reglementarea acestora s-a facut in sectiunea C din Normele Generale de Intocmire si Utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, intrat in vigoare de la 1 ianuarie 2019.

Astfel, iata cateva dintre tipurile de documente ce necesita un termen de pastrare si arhivare de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar pentru care au fost intocmite:

- Nota de receptie

- Bon de predare, transfer sau restituire

- Bon de consum

- Dispozitie de livrare

- Fisa din magazie, acolo unde este cazul

- Lista de inventariere

- Chitante primite si emise

- Dispozitie de plata sau de incasare la casierie

- Borderou de achizitii

- Ordine de deplasare interna sau externa

- Deconturi de cheltuieli, pentru deplasarile externe

- Note de debitare sau creditare

- Fose de cont pentru diverse operatiuni, fie acestea in valuta sau lei

- Decizii de imputare

- Angajamente de plata.

Sunt si documente care se pastreaza pentru o perioada mai indelungata, precum registrele contabile. Acestea se arhiveaza pe o perioada de 10 ani, cu incepere la data incheierii exercitiului financiar pentru care au fost intocmite.

Tot din seria documentelor care necesita arhivare indelungata se numara si actele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani. Acestea trebuie pastrate pe toata durata de viata a respectivelor bunuri.

Bineinteles, exista si documente care necesita o perioada mai indelungata de arhivare, datorita utilitatii lor de-a lungul timpului. Acestea sunt statele de plata, care se arhiveaza pe o perioada de 50 de ani.

Rolul acestei reglementari este de a asigura suportul necesar pentru calcularea si recalcularea pensiilor, atat la data pensionarii, cat si peste timp, in concordanta cu ordonantele financiare ce le privesc.

Acelasi ordin al Ministerului Finantelor Publice reglementeaza si modul in care se poate realiza arhivarea. Aceasta poate fi clasica, pe suport de hartie, cat si arhivare digitala, in format electronic.

Pentru ca arhivarea poate aduce batai de cap antreprenorilor, mai ales companiilor cu un numar redus de angajati, exista o varianta care vine in ajutorul acestora cu servicii complete. Aceasta este apelarea la o companie dedicata arhivarii, cu experienta in domeniu si un portofoliu de clienti cu nevoi diferite, specifice activitatii lor.

Arhivatorul SRL - Depozit de siguranta este solutia ideala in arhivare, pentru ca ofera servicii complete clientilor sai - de la transportul documentelor, ordonarea si depozitarea lor, si pana la distrugerea la termen, in conditii de siguranta si confidentialitate.

Inflația scade în ritm de melc, iar prețul benzinei va crește mai repede decât se preconiza, spun estimările BNR

Rata anuală a inflaţiei va continua să scadă în următoarele luni într-un ritm încetinit faţă de anul 2023 şi pe o traiectorie uşor mai ridicată decât cea anticipată în prognoza pe...

Sony se pregătește să lanseze o versiune îmbunătățită a consolei PlayStation 5

Sony se pregătește să lanseze o versiune îmbunătățită a consolei sale de gaming, PlayStation 5 Pro, care ar urma să ajungă pe piață până la finalul acestui an. Noua consolă va...