De ce calitatea datelor este foarte importanta - Raportarea in vremea lui Ceausescu si in prezent

In prezent, orice companie isi doreste sa obtina un profit cat mai mare si sa aiba costuri cat mai reduse. Tocmai de aceea, incearca prin diverse metode, sa identifice solutii eficiente pentru reducerea cheltuielilor.

Insa, de multe ori se intampla ca, desi pe hartie planul sa para perfect, in momentul implementarii acestuia, rezultatele sa nu fie conform asteptarilor. Mai mult decat atat, poate sa puna compania intr-o situatie delicata.

O conditie sinecvanon a fiecarei decizii care se ia la nivelul unei organizatii, deci si a implementarii unui plan de reducere a costurilor, este reprezentata de o calitate buna a datelor pe baza carora se fundamenteaza deciziile respective.

Ca director executiv, ce te faci daca doresti sa reduci costurile si nu esti sigur pe calitatea informatiilor pe care le primesti de la subalternii tai? Nu vreau sa vorbesc aici despre situatiile in care angajatiii raporteaza intentionat date eronate, pentru ca de cele mai multe ori acest lucru nu este in interesul lor.

Raportarile inainte de '89

Raportarile intentionat eronate se manifestau totusi in perioada comunista in care fiecare "tovaras" responsabil de o anumita arie de activitate transmitea mai departe informatii "inflorite" in special la nivelul productiei agricole.

Nu exista un control eficient asupra datelor raportate, date care mai apoi erau centralizate si prezentate conducatorilor partidului. Care a fost rezultatul? O perspectiva total exagerata asupra nivelului economiei nationale si aici ma refer in primul rand la nivelul productiei.

Pe baza acestor date fundamentate eronat s-a luat decizia exportului unei anumite cantitati de produse in scopul reducerii si eliminarii datoriei nationale. Rezultatul il stim cu totii, in special cei nu foarte tineri, si anume o criza a alimentelor in care oamenii asteptau la cozi imense impreuna cu copiii lor pentru a primii o portie limitata de produse.

Drept urmare, motivul acestei situatii a fost generat, nu de faptul ca Ceausescu a vrut sa-si infometeze propriul popor, ci pentru ca el a calculat o portie de alimente pe care a considerat-o suficienta pentru fiecare individ iar restul a trimis la export.

Doar ca, de exportat s-a exportat ceea ce era scris pe hartie insa consumul intern a fost semnificativ mai redus decat cel real, ceea ce fireste a atras nemultumirea populatiei.

Nu sunt un simpatizant al ideologiei comuniste, mai mult decat atat, cred foarte mult in libertatea de expresie, dar am considerat necesar sa prezint acest exemplu pentru a va arata care poate fi efectul, la nivel macroeconomic, al implementarii unui plan pe baza unor date cu o acuratete scazuta.

Cum reduci costurile cand ai o calitate scazuta a datelor?

Sa revenim la analiza la nivelul microeconomic, in care un manager trebuie sa reduca cheltuielile unei companii in care nu este sigur pe calitatea datelor.

Implementarea, mai intai a unui proiect de "curatare" a datelor poate fi costisitoare si de lunga durata; ca atare nu este sigur daca s-ar justifica un astfel de efort raportat la nivelul beneficiilor. Solutia, este sa privim lucrurile din punct de vedere al unei diagrame Pareto. Pentru cei care nu-i cunosc semnificatia, 20% din activitati provoaca 80% din valoarea pierderilor, iar restul de 80% din activitati provoaca 20% din pierderi.

Ca atare, un proiect de reducere a costurilor nu poate incepe fara o etapa de "curatare" a celor 20% din date. Bineinteles ca nu este o regula ca 20% din factori sa provoace exact 80% din pierderi, dar ideea este ca trebuie selectate pentru a fi "curatate" doar informatiile aferente acelor activitati care provoaca cele mai mari pierderi.

Pentru celelalte nu se justifica efortul din partea companiei si chiar exista posibilitatea ca proiectul sa aiba un rezultat negative, in care economiile foarte mici realizate sa nu compenseze costurile generate de timpul utilizat de angajatii in cadrul proiectului privind acuratatea datelor sau al unei eventuale licente pentru un nou soft.

Ce presupune "curatarea" datelor?

"Curatarea datelor", in functie de tipul companiei in care se deruleaza proiectul, poate presupune o noua inventariere a arhivei fizice, o verificare a arhivei electronice, o verificare a stocurilor de materii prime pentru identificarea produselor uzate fizic sau moral, reintroducerea unor date in aplicatie sau chiar si schimbarea aplicatiei cu una mai performanta care sa furnizeze rapoartele necesare de care are nevoie managementul companiei pentru luarea deciziilor etc.

Ca atare, un manager trebuie sa fie constient de faptul ca este inutil sa aiba un plan foarte bine pus la punct atata timp cat nu are si o acuratete corespunzatoare a datelor.

Marius Sandu

Expense Consulting

www.ReducereCosturi.ro

Numărul românilor ce vor să lucreze în străinătate este tot mai mic. Studiul care arată proporția tinerilor dornici să mai plece

Un număr tot mai mic de români caută un loc de munca în altă țară și numărul este în scădere de șase ani. Un studiu realizat la nivel global a dezvăluit că românii ar prefera să...

Ce sunt grupurile secrete de pe WhatsApp și cum funcționează

WhatsApp introduce un meniu de apelare îmbunătățit și o funcție pentru grupuri ascunse în versiunea beta a aplicației. Noua funcție, numită „Hidden Group”, permite crearea și...