5 sfaturi utile pentru organizarea unei conferințe de succes

Orice eveniment oferă noi oportunități de dezvoltare. Acest principiu se aplică mai ales atunci când tu ești cel care concepe și organizează o conferință sau întâlnire corporate/business etc. În acest caz ai libertatea de a gestiona optim aspectele ce țin de logistică și de a îndeplini cu succes obiectivele propuse. Începe prin a răspunde la următoarea întrebare pentru a avea o direcție clară: De ce organizezi această întâlnire și ce îți dorești să obții la sfârșit?

Alege dată și ora la care va avea loc conferință

Prima sarcina este aceea de a rezervă în calendar intervalul desfășurării întâlnirii. Alege din timp ora și dată evenimentului tău astfel încât să ai timp suficient și flexibilitate de a te ocupă de celelalte aspecte.

Este nevoie să iei în calcul următoarele detalii înainte de a stabili dată:

• timpul dedicat planificării (în funcție de eveniment)
• sărbătorile religioase
• perioadele de vacanță școlară
• agenda participanților-cheie - traineri, prezentatori, invitați VIP etc.

Stabilește orașul

Locul unde are loc evenimentul contează într-o măsură destul de mare atunci când vine vorba despre satisfacția participanților. Alege un oraș în funcție de tema întâlnirii astfel încât să complimenteze cu succes experiență invitaților.Poți lua în calcul amplasarea, aspectul geografic și cel cultural. Instant.Space te ajută să identifici o sala potrivită de evenimente chiar și în orașele mai mici (poți solicită de asemenea servicii de cazare, catering etc.)

Realizează un research pentru a alege locația potrivită

Selectează spațiul potrivit care va găzdui evenimentul și invitații, în funcție de obiectivele tale. Acum ai posibilitatea de a alege cea mai bună opțiune - Instant.Space îți oferă recomandări privind săli de conferințe și hoteluri cu săli de evenimente care se potrivesc întocmai standardelor tale.

Stabilește formatul sălii

Structura unei săli este extrem de importantă și este recomandat să o alegi în acord cu evenimentul tău. Există mai multe tipuri de format, modalități de aranjare a mobilierul și scaunelor. Poți alege o sala de conferințe mai mică dacă este un eveniment restrâns sau una mai mare (lansarea unui produs, eveniment caritabil etc.). Verifică pe Instant.Space disponibilitatea sălilor de conferință și a hotelurilor cu săli de întâlniri pentru a indentifică opțiunea care pliază perfect pe conceptul și bugetul tău.

Stabilește planul și programul conferinței

Organizează un plan de acțiune care să cuprindă toate aspectele relevante, inclusiv:

• speakeri, traineri, prezentatori (identificare, confirmare etc.)
• activități și divertisment
• publicitate și promovare (on-line și off-line - pagină web/promovare online, calendarul evenimentului, materiale tipărite, relația cu mass-media, rețele sociale etc.)
• înregistrare online, plata etc
• gestionarea relației cu sponsorii și partenerii
• stabilirea echipei de proiect, implicării voluntarilor (dacă e cazul)

Realizează o cronologie în detaliu astfel încât etapele să fie clare și organizarea să decurgă fluid. De asemenea, subliniază ceea ce este mai important: intervalul de înregistrare/plata, calendarul, confirmarea persoanelor-cheie etc. Această planificare o poți avea că model pentru următorul eveniment - poți urmări punctele forțe și aspectele pozitive ale organizării și elimina ceea ce nu a mers bine. Evita abordarea de tipul: Totul este în minte mea! - va face mai dificilă distribuirea sarcinilor și responsabilităților.

Vizitează Instant.Space pentru a alege sala perfectă pentru evenimentul tău

Completează cu datele relevante și vei primi oferta de săli, cu doar câteva click-uri. Alegerea unei săli de conferință devine un proces simplu utilizând platforma Instant.Space.

Tinerii români au câștigat Campionatul Mondial de robotică FIRST Tech Challenge

Echipa AICitizens de la Colegiul Național „Alexandru Ioan Cuza” din Focșani, Vrancea, a obținut titlul de campioană mondială la Campionatul Mondial de robotică FIRST Tech Challenge, care...

Samsung a lansat unul dintre cele mai scumpe încărcătoare de pe piață. Cât costă și ce știe să facă

Samsung a lansat recent un nou încărcător, EP-T5020 50W Super Fast Charging Adapter, care se alătură seriei de accesorii de încărcare rapidă ale companiei, însă nu este inclus în...