Gaura uriașă pe care o aduce lipsa digitalizării la bugetul de stat. Peste 90% dintre instituțiile publice nu merg mai departe de un tabel în Excel

Duminica, 03 Iulie 2022, ora 23:33
5776 citiri
Gaura uriașă pe care o aduce lipsa digitalizării la bugetul de stat. Peste 90% dintre instituțiile publice nu merg mai departe de un tabel în Excel

România este recunoscută pentru internet de mare viteză și lucrători în IT foarte buni, însă la un capitol stăm cel mai prost în Uniunea Europeană: digitalizarea administrației publice.

România se află pe ultimul loc într-un raport al Comisiei Europene privind digitalizarea serviciilor publice.

Daniel Homorodean, expert în digitalizarea achizițiilor publice și membru al Asociaţiei Patronale a Industriei de Software si Servicii a declarat, pentru Ziare.com, că digitalizarea eficientă a achizițiilor publice ar putea aduce la bugetul de stat 4 miliarde de euro.

Situația economică precară și nevoia statului de realiza economii, dar și nevoia de eficiență în PNRR, silește Statul să fie mult mai atent la cheltuielile bugetare. În același timp, noua lege a achizițiilor publice, prin care se ridică pragul în ceea ce privește achizițiile publice directe în cazul lucrărilor publice și al achiziției de bunuri și servicii, aduce din nou în discuție capacitatea instituțiilor de a gestiona eficient achizițiile publice.

România se angajează prin PNRR să asigure o infrastructură digitală coerentă și integrată la nivelul administrației publice din România care să ofere servicii digitale de înaltă calitate atât cetățenilor, cât și companiilor.

Implementarea pe scară largă a soluțiilor digitale va contribui, la creșterea gradului de transparentizare a activității autorităților statului și la reducerea barierelor birocratice.

Digitalizarea achizițiilor publice

Daniel Homorodean este de părere că lipsa digitalizării aduce pierderi uriașe la bugetul de stat.

„Am avut ocazia, personal și prin echipa pe care o conduc, să analizăm activitatea specifică achizițiilor publice în multe instituții, de toate mărimile, din toată țara. Ceea ce observasem deja în multe cazuri ne-a fost întărit de analiza pe care am realizat-o foarte recent, cu ajutorul celei mai mari comunități online a specialiștilor în domeniu, care cuprinde circa 14.000 participanți. Instituțiile au nevoie în primul rând să își asigure capacitatea de urmărire a informațiilor aferente activității de achiziție publică, a căror cantitate este substanțială, iar aceste informații să poată fi ușor verificate și auditate. 

Pe lângă eventualele fapte de corupție, pierderile cele mai mari în achizițiile publice sunt generate de dificultățile de gestiune a proceselor interne din cadrul instituțiilor și problemele de comunicare internă. Asta duce la pierderi financiare directe - se achiziționează lucruri care nu sunt necesare sau care nu corespund necesității, pierdere masivă de timp de lucru - un proces de aprobare internă durează săptămâni, generarea unui raport simplu necesită câteva zile, majoritatea instituțiilor sunt în incapacitate de a urmări o planificare anuală și de a identifica economiile realizate care ar putea fi repartizate pentru alte investiții”, a adăugat Daniel Homorodean.

Instituțiile europene solicită de mai mult timp ca țările membre să evolueze din punct de vedere al digitalizării.

„Comisia Europeană și Banca Mondială insistă de mult timp că fiecare stat trebuie să-și prioritizeze implementarea unui control de la început până la sfârșit a activităților de achiziție publică, incluzând etapele de identificare și justificare a necesităților, aprobare și avizare, planificare, realizarea achizițiilor și gestiunea execuției contractelor. Platformele naționale deja implementate, cum este sistemul SEAP în România, realizează de fapt doar etapa de derulare efectivă a procedurii de achiziție sau realizarea achizițiilor directe. Pentru a obține acest control complet Comisia Europeană a înființat un comitet tehnic de standardizare, activ începând cu 2015, în cadrul căruia activez ca reprezentant al României.

Studiile noastre statistice arată că acest domeniu nu este aproape deloc informatizat la nivelul proceselor interne din cadrul instituțiilor, că 90% dintre acestea, la toate nivelele, nu au mers mai departe de utilizarea unui fișier excel, nici măcar partajat, pentru a gestiona planificarea achizițiilor, iar 5% din cele peste 16.000 de instituții stau chiar și mai rău, folosind un document word care nici măcar nu permite calcule cantitative și financiare”, spune expertul.

Economii la bugetul de stat

Digitalizarea ar putea aduce sume mari la bugetul de stat.

„Prin studiile de caz pe care le-am realizat cu instituțiile publice care și-au implementat sisteme informatice pentru gestiunea informațiilor interne de achiziție publică, vedem îmbunătățiri majore. Respondenții au declarat reducerea timpului efectiv de lucru necesar urmăririi și procesării informației cu până la 90%, gestiunea planului anual al achizițiilor se realizează cu 80% mai rapid,  reducerea timpului necesar gestiunii execuției contractelor cu până la 40%, rapoartele cerute de exemplu de Curtea de Conturi pot fi generate cu două click-uri de mouse în loc de două-trei zile de muncă investigativă, timpul de aprobare a referatelor de necesitate s-au redus cu 50%, comunicarea internă între departamentele instituției și cea cu furnizorii a devenit mult mai clară și eficientă, cu mult mai puține erori și neclarități.

Adăugând la acestea reducerea semnificativă a achizițiilor care nu sunt necesare sau care nu corespund nevoilor, ne așteptăm că efectul cumulat al unei digitalizări eficiente a domeniului poate duce la o economie de până la 2% din produsul intern brut al României, adică circa 4 miliarde de Euro”, spune reprezentantul Asociaţiei Patronale a Industriei de Software si Servicii.

De ce stăm atât de prost la acest capitol.

Daniel Homorodean, expert în digitalizarea achizițiilor publice, spune că, deși guvernanții vorbesc de mult timp de digitalizarea activităților din cadrul instituțiilor, acest domeniu nu a beneficiat până acum de o abordare serioasă și consecventă.

„Principalele blocaje sunt datorate lipsei abordării organizate a subiectului, atât la nivel național cât și din partea managementului multor instituții, care are de multe ori o înțelegere precară a gravității problemelor legate de gestiunea acestor activități. Nu ne putem imagina că vreo organizație își va ține evidența contabilă în excel sau chiar în word, dar 95% dintre instituții fac asta cu informațiile privind achizițiile, deși complexitatea și volumul acestora este foarte ridicată, iar consecințele proastei gestiuni sunt dramatice din perspectiva pierderilor generate prin ineficiență. 

Specialiștii în domeniu declară la unison că informatizarea este extrem de necesară, dar respondenții analizei noastre ne-au spus că în 44% din instituții managementul superior nu înțelege domeniul achizițiilor și nu realizează problema prin urmare nu este interesat de rezolvarea ei, iar în 31% dintre instituții blocajul vine de la celelalte departamente, care se opun unei informatizari a schimbului de informații temându-se că acest lucru le va aduce doar muncă în plus și stresul de a învăța un nou program. De fapt, ambele cauze se reduc la lipsa de înțelegere și comunicare adecvată privind problema”, a declarat Homorodean.

Soluții

Digitalizarea ar putea fi un real ajutor pentru instituțiile statului.

„Trebuie subliniat că digitalizarea în sine nu este un obiectiv, ci un suport care vine în ajutorul organizațiilor care sunt hotărâte să își organizeze mai bine activitatea. Cauzele care au dus la întârzierea tratării acestei probleme majore la nivel național nu se pot rezolva doar prin implementarea unui sistem informatic standard, ci trebuie să pornească de la conștientizarea și asumarea la nivelul fiecărei instituții a unei analize care să ducă la îmbunătățirea activității specifice. Acest lucru înseamnă desigur și digitalizare dar înseamnă și analiză pentru alinierea procedurilor interne și mai ales comunicare corespunzătoare pentru ca managementul și departamentele să realizeze beneficiile pe care le vor obține din această optimizare și faptul că aceasta nu le generează mai mult de lucru, ci dimpotrivă, le ușurează mult activitatea și le reduce riscurile”, a declarat specialistul.

Și instituțiile ar putea lua inițiativa.

„Discuția trebuie așadar purtată la două nivele: guvernamental, pentru înțelegerea și asumarea rezolvării problemei la nivel național, și unitar în cadrul fiecărei instituții. Nu trebuie să așteptăm după guvern. 

Avem totuși 5% din instituțiile din România care într-un fel sau altul au făcut pași în această direcție în mod independent și cu foarte bune rezultate. Exemplul lor trebuie urmat, îmbrățișat de tot mai multe autorități publice, iar exemplul pozitiv trebuie pus în evidență.

În primul rând, să aibă o discuție cu un specialist cu experiență în optimizarea activităților de achiziție publică. Aceasta are rolul de a identifica problemele specifice ale fiecărei autorități publice, blocajele existente, situația actuală la nivelul procedurilor interne și a informatizării, și definirea unui plan de acțiune. Deși procesele de achiziție publică sunt reglementate în același fel pentru toate instituțiile, în practică observăm că anumite activități se derulează în mod specific, în funcție de domeniul de activitate al instituției, organizarea internă și tipul de achiziții predominante”, a adăugat expertul.

Transformarea digitală reprezintă definirea unui mod mai eficient de gestiune și schimb de informații, precum și asigurarea implicării și educării funcționarilor publici pentru a înțelege schimbarea și a fi pregătiți să beneficieze de aceasta.

„Abia apoi urmează digitalizarea efectivă, adică implementarea unui suport informatic adecvat care să sprijine specificul operațional și comunicațional al instituției. 

Chiar dacă procentul autorităților publice care și-au informatizat acest domeniu este redus, acestea demonstrează faptul că demersul este posibil, că există soluții și furnizori în piață și că rezultatul este în mod clar foarte benefic”, mai spune Daniel Homorodean.

Citeste si:
Poșta română se „digitalizează” cu NFT-uri. Cât costă noul timbru digital
Poșta română se „digitalizează” cu NFT-uri. Cât costă noul timbru digital
Poşta Română a lansat miercuri, 10 august, primul NFT al unei entităţi din portofoliul statului român, sub forma unui timbru digital, cu ocazia aniversării a 160 de ani de la înfiinţarea...
Sectorul Capitalei abandonat de partidele politice. Rămași fără primar, cetățenilor li se propun candidați necunoscuți
Sectorul Capitalei abandonat de partidele politice. Rămași fără primar, cetățenilor li se propun candidați necunoscuți
La trei luni după ce primăria Sectorului 5 din Capitală a rămas fără primar ca urmare a condamnării lui Cristian Popescu-Piedone, partidele nu s-au grăbit să facă propuneri de...