Zece sfaturi pentru o prezentare de impact

Duminica, 15 Martie 2009, ora 20:24
11245 citiri
Zece sfaturi pentru o prezentare de impact

Suntem uneori pusi in situatia de a sustine o prezentare pe o anumita tema in fata colegilor de serviciu sau a unor potentiali clienti, fie in scopul de a impartasi anumite cunostinte de specialitate fie de a convinge ca produsul pe care il oferim are calitati deosebite.

Cu toate ca ne pregatim temeinic din punct de vedere teoretic, practic constatam la sfarsitul expunerii ca nu ne-am facut prea bine intelesi si nu am reusit sa ii convingem pe cei carora ne-am adresat.

De ce? Fie nu am stiut sa ne structuram ideile, fie nu am avut tonalitatea potrivita, fie nu am punctat esentialul.

Iata 10 sfaturi de care trebuie neaparat sa tineti cont daca doriti ca prezentarea dumneavoastra sa aiba impactul dorit.

Stapaniti subiectul

Cine crede ca este suficient sa fii doar un bun orator si nu este necesar sa cunosti foarte bine subiectul abordat se inseala amarnic. Toata constructia prezentarii poate fi daramata ca un castel de carti de joc de doua-trei observatii sau intrebari la care nu va dovediti in stare sa raspundeti convingator.

Pe de alta parte, este total inoportun sa depasiti limitele si sa ca straduiti sa le demonstrati celor care va asculta ca sunteti un mare expert in domeniu, utilizand termeni de specialitate sau plictisindu-i cu divagatii de la subiect. Audienta isi va pierde curand interesul iar dumneavoastra veti deveni antipatic, motiv pentru care va vor cauta nod in papura cerandu-va tot felul de informatii suplimentare si intrerupand expunerea.

Specialistii spun ca cel mai eficient este sa va structurati prezentarea pe trei mari idei principale, urmand ca celelalte informatii pe care ati dori sa le mai oferiti sa fie introduse cu tact in discutiile de la sfarsit.

Prezentati planul

Structurati-va prezentarea logic si expuneti planul inca de la inceput. Si aici sunt tot trei pasi importanti de facut.

In primul rand trebuie sa le spuneti foarte limpede inca de la inceput despre ce anume veti vorbi. Puteti face acest lucru punctand cateva idei principale, care se vor regasi pe parcurs.

In al doilea rand, mentineti firul prezentarii si dezvoltati pe rand punctele si subpunctele, asa cum v-ati propus.

In incheiere, faceti un scurt rezumat al prezentarii. Reamintiti pe scurt ce anume ati dorit sa explicati si punctati concluziile cu care participantii trebuie sa ramana dupa ce ies din sala.

Utilizati imagini

Este inutil sa va mai spunem ca o prezentare moderna este neaparat insotita de un Powerpoint sau de orice alt tip de slide-uri. De asemenea, toata lumea stie ca utilizarea unei imagini care sa sintetizeze ideea principala pe care doriti sa o transmiteti in momentul respectiv este mult mai sugestiva decat utilizarea unui simplu text.

Deseori insa, se intampla ca imaginea afisata pe slide sa fie in totala disonanta cu ideea pe care prezentatorul vrea sa o transmita, iar publicul sa ramana cu o opinie total contrara celei dorite. Deci, mare grija la imagini!

Faceti o repetitie inainte de "spectacol"

Pare amuzant dar este o sugestie foarte serioasa. Incercati sa va sustineti prezentarea mai intai in fata unei cunostinte si veti vedea cate greseli puteti evita astfel. Veti putea constata daca v-ati pregatit suficient, daca nu cumva va blocati intr-un anume punct sau daca nu sunteti mult prea monoton si ar trebui sa introduceti cateva elemente spectaculoase pentru a inviora prezentarea.

Foarte important este ca o astfel de repetitie va poate arata cat timp dureaza prezentarea pregatita, ceea ce va ajuta enorm in a evita situatiile penibile in care potentialul client este nevoit sa plece la jumatatea expunerii din cauza ca dumneavoastra v-ati intins prea mult iar el are stabilite alte intalniri de afaceri.

Familiarizati-va cu sala

Pasul anterior nu este suficient, pentru ca de cele mai multe ori conditiile de acasa nu sunt aceleasi cu cele in care va veti adresa auditoriului. Trebui sa ajungeti in sala de prezentare cu ceva timp inainte, pentru a va obisnui cu dimensiunile incaperii, cu pozitia celor in fata carora urmeaza sa vorbiti si mai ales cu aparatura pe care o veti utiliza.

Aveti lumina necesara, prelungitoarele, tabla si markerele de care aveti nevoie? Se aude ce spuneti pana la ultimele randuri sau aveti nevoie de microfon? Daca totul este in regula, puteti fi ceva mai linistit. Daca nu, grabiti-va si rezolvati aceste probleme pana la sosirea celorlalti. Acestia trebuie sa va gaseasca relaxat, destins, increzator ca totul va merge ca pe roate si ca vor asista la un moment foarte interesant.

Fiti un "navigator" experimentat

Daca utilizati PowerPoint-ul familiarizati-va din timp cu toate secretele lui. Invatati combinatiile de taste necesare pentru a sari rapid de la un slide la altul si pentru a reveni, daca este cazul, la explicatiile oferite anterior.

Bajbaiala prin slide-urile cu informatii va depuncteaza serios in ochii audientei.

Interpretati-va rolul

Daca vreti sa convingeti, feriti-va de prezentarile de la tribuna. Circulati prin sala, apropiati-va de cei care va asculta sau, daca acest lucru nu este posibil, deplasati-va din cand in cand in jurul panoului pe care sunt afisate slide-urile.

Nu exagerati, insa! Nu trebuie sa abuzati de miscari, doar sa mentineti viu interesul pentru ceea ce doriti sa explicati. Utilizati, daca este posibil, o telecomanda pentru a schimba slide-urile, ca sa nu fiti nevoit sa stati cu mana lipita de mouseul calculatorului. Puteti folosi un indicator pentru a pune in evidenta anumite informatii de pe slide, cum ar fi zone de grafic, cresteri sau descresteri ale unor valori, precum si alte aspecte esentiale.

Un pic de dramatism, de teatru, nu strica, dar nu exagerati!

Implicati audienta

Ca si imaginile, sunetele au rolul lor intr-o prezentare. Si nu vorbim doar de cele ce vor insoti slide-urile sau de efectele speciale in Powerpoint, ci si de cele... emise de dumneavoastra. Cele mai induiosatoare prezentari sunt cele care ar putea avea foarte mare succes daca nu ar fi citite ca o poezie lipsita de har.

Nu este suficient sa cititi ce scrie pe slide-uri sau sa mai adaugati cateva cuvinte in plus. Daca vreti sa captati atentia si interesul celor prezenti comunicati cu ei, pur si simplu! Uitati-va in ochii lor, adresati-le intrebari din cand in cand, faceti o gluma.

Nu uitati ca slide-urile sunt doar un ajutor vizual. Toata forta de convingere trebuie sa fie la dumneavoastra.

Mentineti ritmul

Un bun comunicator stie sa mentina un ritm al prezentarii si sa nu se indeparteze de la linia pe care si-a propus-o. Daca nu primeste nicio intrebare la sfarsit, nu trebuie sa se demoralizeze. Cateva intrebari proprii, pregatite din timp cu tot cu raspunsuri, pot lesne conduce la o dezbatere interesanta care sa intregeasca prezentarea si sa constituie o buna incheiere.

Pregatiti un Plan B

Intotdeauna se pot petrece lucruri neasteptate de aceea este bine sa fiti pregatit pentru un dezastru chiar daca acesta pare improbabil. Ce faceti daca se intrerupe curentul sau se strica proiectorul? Daca rataciti la aeroport valiza in care aveati laptopul sau plicul cu slide-uri?

Mergeti inainte, incercand sa supliniti toate lipsurile care pot aparea. Nu va demoralizati, puteti avea succes chiar si intr-o astfel de situatie, cu conditia sa fi fost suficient de prudent pentru a va pregati un plan de rezerva. Fara artificii, fara materiale suplimentare, doar dumneavoastra si cei carora doriti sa le impartasiti din cunostintele dumneavoastra.

Citeste si:
Ludovic Orban, mesaj pentru tinerii liberali: „Membrii TNL prezenţi la congres nu se vor lăsa controlaţi. Mă aştept de la voi să fiţi liberi” VIDEO
Ludovic Orban, mesaj pentru tinerii liberali: „Membrii TNL prezenţi la congres nu se vor lăsa controlaţi. Mă aştept de la voi să fiţi liberi” VIDEO
Preşedintele PNL, Ludovic Orban, a declarat sâmbătă, 18 septembrie, la Şcoala de Vară a TNL din staţiunea Venus, că se aşteaptă ca tinerii liberali care vor fi prezenţi la congresul din...
Klaus Iohannis, la volanul noului model Dacia Duster. „Firmele s-au pregătit pentru continuarea activităţilor economice” VIDEO
Klaus Iohannis, la volanul noului model Dacia Duster. „Firmele s-au pregătit pentru continuarea activităţilor economice” VIDEO
Preşedintele Klaus Iohannis a testat sâmbătă, 18 septembrie, noul model Dacia Duster, varianta facelift produsă la Mioveni. Șeful statului a mărturisit că experienţa şofatului a fost...
Sursa: Ziare.com